Muu käyttö kuin teoksen esittäminen edellyttää lähtökohtaisesti tekijän lupaa, esimerkiksi oppilaitoksen hankkimaa käyttölupaa. Rajatuissa tilanteissa julkaistua teosta voidaan käyttää opetustoiminnassa myös ilman käyttölupaa opetuksen havainnollistamiseksi. Teoksen käyttö on sallittua esimerkiksi silloin, kun käyttölupaa ei ole lainkaan tarjolla tai se on vaikeasti saatavilla, ja teoksen käyttö on tarpeen opetuksen havainnollistamiseksi. Opetukseen on saatavilla useita käyttölupia, kuten Kopioston kopiointilupa, tv-ohjelmien käyttölupa, musiikin käyttöluvat sekä elokuvien ja näytelmien esittämisluvat.
Opetuksen havainnollistamisella tarkoitetaan julkistetun teoksen osan tai otteiden käyttöä opetuksessa. Jos teos on lyhyt tai suppea, opetuksen havainnollistamisessa voidaan käyttää myös kokonaista teosta. Tämä mahdollistaa esimerkiksi sellaisten YouTube-videoiden ja muiden lyhyiden video-ohjelmien esittämisen opetuksen yhteydessä, joiden käyttöön ei ole saatavilla käyttölupaa. Sen sijaan kokonaisia näytelmä- ja elokuvateoksia ei voida käyttää edes opetuksen havainnollistamisessa, sillä näiden teosten esittämiseen on saatavilla käyttölupa. Opetuksen havainnollistaminen kattaa myös teoksen käytön etäopetuksessa ja muussa suljetussa sähköisessä oppimisympäristössä.
On hyvä huomioida, että joidenkin suoratoisto- tai muiden palveluiden käyttöehdot voivat rajata palvelun käytön ainoastaan henkilökohtaiseen käyttöön, kuten esimerkiksi Spotify, Netflix tai Disney+. Näitä palveluita ei voida käyttää opetuksessa, sillä ne eivät ole vapaasti kaikkien saatavilla. Lisäksi YouTuben kohdalla on muistettava, että videot ovat käyttäjien lataamia, joten palvelussa esiintyy paljon laitonta materiaalia. Laittomasti YouTubeen laitettuja videoita ei saa esittää.
On lisäksi huomattava, ettei havainnollistamispoikkeus koske toisen opettajan laatimia opetusmateriaaleja. Toisen opettajan laatimien opetusmateriaalien käyttöön tarvitaan aina erillinen lupa.